V řadě firem se stále setkáváme s tím, že ekonomický software (erp) není se e-shopem propojený a nikomu to nevadí a ani nechybí. Zvyk je zde základní brzdou rozvoje. Objednávky se prostě přepíší z administrace do erp, někde ani erp nepoužívají a objednávky vyřizují kompletně v administraci.

Investovat do propojení ano či ne?

Nežli mávnutím ruky usoudíme, že propojení má význam vždycky a rozhodně je třeba se touto cestou vydat, zkusme se zamyslet nad otázkou, jestli je to opravdu tak.

Pusťme na chvíli z hlavy e-shopy s milionovým obratem a stovkami až tisíci objednávek denně, kde to jinak ani nelze. Existuje velké množství e-shopů, které dělají jen jednotky objednávek za den, někdy i jednotky za týden. Dokonce jsem četl statistiku, která říkala, že 90% e-shopů dělá  1 a méně objednávek za den. Pro tyhle e-shopy opravdu propojení e-shopu s ERP nemusí mít žádný zásadní přínos už jen s ohledem na to, že pokud pracují s jednotkami objednávek za den či týden, nejspíše e-shop teprve začíná, nebo to majitel nemyslí příliš vážně. V takovém případě si tu jednu objednávku za týden může ručně klidně přepsat do svého nejspíš účetního programu a nemusí se zabývat možnostmi propojení.

Bude-li totiž chtít tímto směrem investovat, nejdříve by měl začít dělat něco s tím e-shopem a až pak řešit jak přenášet data.

Dále je zde velká skupina internetových obchodů, pracujících v objemech jednotek až desítek objednávek za den. Zde už se rozhodně vyplatí o propojení uvažovat či je to dokonce nutné. V následujících řádcích zkusím nastínit pár možný důvodů.

Co vydrží déle? Shop nebo ekonomický software?

Existuje například nezanedbatelná možnost, že v horizontu let budete chtít vyměnit e-shop za jiný, větší, modernější. Pokud jej budete mít napojený na informační systém, celý proces se tím zjednoduší. Stačí nový e-shop napojit na ten samý systém a máte tam data a můžete téměř bez přestávky pokračovat v práci.

Další typická situace je ve chvíli, kdy Vám e-shop vytvoří kamarád, známý nebo známý známého jen tak bokem a za rok Vám najednou oznámí, že ho to vlastně už nebaví udržovat a jde se věnovat záchraně mořských živočichu žijících v antarktických vodách. Pak se může stát, že neexistuje žádný způsob, jak data z předchozího e-shopu dostat a do nového e-shopu je pořizujete znovu.

Z pohledu rozvoje firmy nejlepší situace je, když se dostanete tak daleko, že jeden e-shop nestačí a začnete pořizovat další, nebo několik dalších. Najednou administrujete produkty ve více e-shopech a ztrácíte přehled, co jste kde aktualizovali, kde ještě ne. Kde jsou nové fotky, ceny, popisky a kde jsou stále ještě ty staré. Opět propojením s ERP softwarem toto kompletně odpadá.

Myslíte-li to tedy s provozováním internetového obchodu vážně, propojení na ekonomický software je věc, které se nevyhnete. V dalším článku si zkusíme říct něco o různých způsobech tohoto propojení, jaké jsou jejich výhody i nevýhody, kdy brát to „nejlepší“ na trhu a kdy se spokojit s jednodušší verzí.

Nezapomeneme také na to, která data budeme přenášet a jak často.

Sdílet!

Když někde řeknu, že jsem systémový analytik, lidé vědoucně pokývají hlavou. A uvnitř si říkají „cože to je?“.

Proč lidé odsouhlasí něco co nechápou a nezeptají se? Protože většina lidí není zvyklá se ptát. Nechtějí ukázat, že něco neznají, bojí se, že by to mohlo být nevhodné, nevědí jak se zeptat a vlastně ani nevědí, jestli to chtějí vědět. Ukázat neznalost je slabost, nebo snad není?

A to je právě moje práce. Ptát se, zjišťovat, ptát se, vědět, znát a zase se ptát. „Proč“ je moje nejoblíbenější slovo

Lidé si často myslí, že procesní a systémové analýzy jsou potřeba jen pro velké firmy, pro velké společnosti a tak oni se necítí. Kdepak, my jsme malá firma, my žádnou analýzu informačního systému nepotřebujeme.

Zajímavé. Jak složitý si myslíte, že je informační systém a jeho zavedení? Na jak dlouho to ovlivní chod Vaší firmy? Kupujete ERP systém na pár týdnů, nebo má pomáhat Vaší firmě řadu let?

Když se rozhodnete, že budete stavět dům, nakreslíte ho pastelkou na kus papíru a postavíte ho podle toho sami,  nebo požádáte projektanta či lépe architekta, aby Vám s tím poradil, provedl Vás tím procesem a díky tomu Vás ušetřil všech možných chyb, omylů a samozřejmě nákladů? Chyb a omylů, které udělalo tisíce lidí před Vámi, jen vy jste u toho nemohli být a netušíte to. On tam ale byl a nebo o tom alespoň slyšel.

A tohle jsme my pro informační systémy a procesy řízení společnosti.

Je jedno jak velký stavíte dům, jestli přístřešek na auto, nebo palác, vždycky je dobré si o tom promluvit s někým, kdo to už někdy dělal.

Někdy potřebujete jen zpětnou vazbu, nastavit zrcadlo, které Vám ukáže Vaše potřeby v jiném světle, ve světle zkušeností z desítek a stovek různých firem se stovkami procesů a různým vývojem.

Někdy budete raději chtít provést celým procesem implementace od začátku až po první měsíce ostrého provozu.

Někdy potřebujete slyšet, že Váš problém není v softwaru, ale v lidech či jejich řízení a ušetřit tím desítky či stovky tisíc vyhozených za nový systém.

Až budete příště stavět něco, co ovlivní chod Vaší firmy na deset let, zkuste zvážit, jestli přeci jen není rozumné se o tom pobavit s někým, kdo to už někdy dělal, než poslat seznam „požadavků“ ve stylu „musí to být v tom klaudu“.

Sdílet!

Velmi často se tak setkáváme s tím, že za cloudové řešení je vydáváno například hostování systému u externího dodavatele.  či na jiném místě. Prostě kdykoli je software vyveden mimo firmu, už to někdo zkouší nazvat cloud.

Ve skutečnosti jde ale o dvě rozdílné služby, které jsou každá určena pro jiný typ zákazníků a jiný typ řešení.

Hostingové řešení znamená vzít svůj systém a přenést si je na server někoho jiného. Ať už je poskytovatelem hostingu dodavatel systému, nebo je jím nějaké hostingové centrum, stále ještě to neznamená Cloudové řešení. Je to krok tím směrem, ale teprve první.

Hosting Vám umožní zbavit se starosti o serverovou část firmy, případně celé IT oddělení, ale stále je to Váš server(přesněji server pro Vás), Vaše data, Vaše řešení a řešení jen pro Vás. Připojujete se k němu obvykle pomocí vzdálené plochy a pouštíte systém tak jako když by byl server u Vás ve sklepě, jen tentokrát jej pouštíte na vzdálené ploše.

Můžete k systému přistupovat i pomocí například internetového rozhraní, ale pořád pokud máte koupené licence programu pro 3 uživatele, tak se nejedná o Cloudové řešení.

Cloudové řešení je takové, kdy ani netušíte, kde je Váš server, jestli nějaký máte, jaký máte přidělený výkon, a už vůbec si neplatíte za tento server. Platíte pouze za službu využívání informačního systému.Používá se pro to zkratka SAAS (Software as a service) – Software jako služba.

Hlavní výhodou tohoto řešení je řekněme škálovatelnost výkonu. Pokud tedy nárazově potřebujete větší výkon, více uživatelů, více přístupů či cokoliv jiného, cloud by si s tím měl z principu poradit a v přímé reakci na Váš požadavek Vám tuto službu zajistit. Typickým představitelem cloudového řešení jsou Office 365. Běžný uživatel zde vůbec netuší, jestli má nějaký server, kde by ten server byl a co se na něm děje. Dokonce ani nemá nic na svém počítači jako aplikaci, ale vše probíhá v prohlížeči.

V cloudu tedy neplatíte za software, ale za právo jej využívat.

Výhodou cloudu je kromě škálovatelnosti výkonu i to, že systém je možný spouštět kdykoliv, odkudkoliv a velmi často také z jakékoliv platformy.

Je něco z toho pro Vás lepší či horší? Hodně záleží na výchozí situaci i na tom, co zrovna děláte. Opravdu cloudových řešení v segmentu ERP abyste pohledali, protože komplexnost informačního systému je přeci jen pro prostředí prohlížeče poněkud náročná. Přesto ale je to jasná cesta, kudy se v budoucnu budou systém ubírat, už jen proto, že kompletní péče o systém jako takový přechází na dodavatele a vy se můžete starat o svůj obchod a vlastní prosperitu.

Pokud ale stále máte server ve sklepě, nebo systém v hostingu, neznamená to, že byste měli honem rychle začít dělat změny, počkejte na chvíli, kdy z této změny získáte maximální profit, ale buďte na tu změnu připraveni.

Sdílet!