Nový účetní program, nový skladový program, nové ERP. Těch zkratek i názvů jsou desítky, programů stovky a možností tisíce. Čím tedy začít?
Nejdříve začnete tím, že se zamyslíte proč to děláte a stanovíte si priority. Většinou výběr informačního systému vychází z náhlého popudu, náhlého spouštěče. Zjistíte, že Vám nesedí sklad, stávající systém se zasekne v nevhodnou chvíli, někdo Vám řekne, že máte zastaralé řešení, a řada dalších důvodů. Toto spustí řadu událostí, která pro Vaši společnost obvykle znamená řadu měsíců práce podle Vaší velikosti a typu systému a je to rozhodnutí na roky dopředu.
V tuto chvíli ve firmách následuje obvykle některý z následujících postupů, opět záleží na velikosti firmy a především na řekněme „přátelství s počítači“ u klíčových osob
- Pověříte někoho, kdo má na starosti IT, aby našel nejlepší program.
- Pověříte účetní, ať najde nový program(přeci jen je to program pro účetnictví)
- Poptáte se známých, co používají oni
- Začnete pátrat po internetu
- Podíváte se, co používá Vaše konkurence
Ještě než Vám řeknu, že je to všechno špatně a co byste opravdu měli udělat, tak Vám zkusím říct proč je to špatně.
Pověříte IT, aby našel nejlepší program – Tohle je nejčastější omyl. Člověk z IT nebude hledat nejlepší program pro firmu, ale bude hledat takový, který mu buď bude blízký technicky, nebo se mu bude zdát, že je nejmodernější. To vy ale nepotřebujete, vy potřebujete program, který nejlépe bude odpovídat Vašemu pojetí obchodu, který Vás postrčí vpřed, bude Vás táhnout i tlačit, ale přitom se Vám nebude motat pod nohy.
Pověříte účetní – tohle je další velmi častý omyl i když je na ústupu. Tohle dělejte, pokud jste účetní firma. Pak je to logické, protože pohodlné účetnictví je Váš byznys. Ale pokud nejste, tak upřímně jestli budete volit mezi „účetní je šťastná a účtuje se jí snadněji“ a „obchodníci či logistici jsou šťastní a dělají více obchodů“, co si asi tak zvolíte? Ano, není to dost citlivé k účetním, ale ve skutečnosti účetní není ten, kdo firmu živí. A vy musíte jako první podporovat ty, kteří vydělávají na ostatní, včetně účetní.
Poptáte se známých – s tímhle se částo setkáváme ve smyslu „no děláme přece totéž co všechny ostatní firmy“, takže můžeme mít stejný program. Nesmysl. Pokud by všichni dělali to stejné, existoval by program jen jeden. Kdyby to někdo řekl o Vašem oboru „všechny dlaždičky, počítače, telefony, výrobní stroje či cokoliv jsou přeci stejné“, tak se mu budete smát, pokud ho nepoženete koštětem. Proč si tedy myslíte, že u Informačních systémů je to jiné?
Začnete pátrat – tohle je už o něco lepší cesta, má ale jedno velké ale. Jak víte, co hledáte?
Podíváte se, co používá konkurence – toto bývá nejlepší varianta i když má spoustu úskalí. Poukáži na některé z nich.
Pokud budeme předpokládat, že máte s konkurencí tak dobré vztahy, aby Vám řekli své zkušenosti se systémem, tak to nejspíš není tak významná konkurence. V tom případě opravdu se chcete od nich učit? Snažíte se být stejní jako oni, nebo chcete být před nimi? Když se běží závod, myslíte, že si ten druhý říká „chtěl bych toho prvního dohnat a být s ním na stejné úrovni“, nebo si říká „musím ho předhonit“.
Pokud je to vážná konkurence, opravdu Vám budou dobře radit a řeknou vše na rovinu, aby Vám pomohli neudělat stejné chyby, které stály je hodně úsilí a peněz?
A teď ta zásadní část, čím jste měli začít. Všichni jste to slyšeli tisíckrát, na každém školení měkkých dovedností Vás to učí, ale platí to i o výběru systému? Ale ano, platí.
Takže, zastavte se, pořádně se vydýchejte a pak si zkuste sepsat odpovědi na následující otázky
PROČ měníte software
CO od toho čekáte a KAM Vás to má posunout.
Věřte mi, že toto je 50% úspěchu. Věnujte tomu čas, proberte to s lidmi, kteří chtějí firmu posouvat (to jsou ti, kteří Vám nerozmlouvají každou změnu, ale kteří v každé změně hledají příležitost).
Zkusme se tedy posunout k PROČ, CO a KAM
