Když se oprostíme od skutečnosti, že je to nesmysl, protože čas je to jediné, čeho máme všichni stejně a je jen na nás, jak se rozhodneme s ním naložit, dostaneme se k důležité myšlence.

Pokud máte málo času, proč jím plýtváte? Proč děláte něco co neumíte, místo abyste to nechali udělat někoho, kdo to umí?

Dům si sami nestavíte, auto si sami neopravujete (většinou), ani se sami doma neoperujete v kuchyni na stole jídelním nožem. Přesto ale tak nějak máte pocit, že například vyřešit problém ve firemních procesech, nebo vybrat systém, který bude Vaši firmu příštích 10 a více let řídit a určovat vaše možnosti, zvládnete nejlépe sami.

Vlastně každou z těch činností byste byli schopni zvládnout, některé lépe, některé hůře, ale zvládli byste je (tedy tu chirurgii bych metodou pokus-omyl opravdu nedoporučoval). Jen byste se to museli nejdříve naučit, projít si všemi chybami a nezdary, vyzkoušet všechny možnosti proč ano a proč ne, co jde a co nejde. A na to pravděpodobně nemáte čas. Tedy pokud nechcete nechat práce, kterou právě děláte a kterou jste se celý život učili a umíte ji, a zkusit dělat to něco nového.

Važte si tedy svého času, najděte si lidi, kteří za Vás udělají práci, kterou Vy neznáte, abyste se Vy mohli věnovat tomu co umíte dobře a co Vás živí.

Až příště budete ve potřebovat něco vyřešit a rozhodnete se, že to nějak vymyslíte, nastudujete, vyzkoušíte a pak uděláte, zkuste si to nejdříve spočítat.

Dejte na jednu stranu množství času, který na to budete potřebovat, nastudování, příprava, zjišťování možností, zkoušení, chybování, oprava chyb, oprava následků chyb, čas ostatních lidí, kteří Vám v tom budou pomáhat, nebo kteří naopak tím budou zdržování od své práce, protože Vás na něco potřebují a vy „nemáte čas“.

Spočítejte také, co byste mohli získat, pokud byste se místo toho věnovali tomu co umíte, co Vás živí a snad i baví.

A proti tomu postavte cenu, kterou zaplatíte někomu, kdo to umí. Připočtěte mu také přínos, který získáte tím, že to bude hotové mnohem dříve a bez všech těch chyb, tedy se z výhod nového postupu, procesu či cokoliv budete řešit můžete těšit dříve a tedy z toho dříve i těžit výsledky.

A až to celé spočítáte a dojdete k tomu, proč je rozumné nechat práci dělat někoho, kdo to buď umí lépe, nebo to udělá levněji, neváhejte ani vteřinu a hoďte to na něj. Ať si s tím poradí, když on ví jak a Vy dělejte to, co zase Vy víte jak. Budete mít menší stres a rozhodně to bude stát méně.

Vedl jsem včera s mým dobrým kamarádem a majitelem úspěšné firmy diskusi o nabírání lidí, motivaci lidí a vůbec přístupu k práci. Stěžoval si, že když dají inzerát na nějakou pozici, tak se jim přihlásí třeba 15 lidí, z toho polovina ani nepřijde na pohovor. Z těch co přijdou je polovina marná už ode dveří, případně přišli si jen pro razítko, že tam byli. Zbudou tak 2-3 uchazeči a z nich si zkouší vybrat menší zlo. Často se setkává s tím, že lidé píší do CV naprosté lži a bludy, píší o sobě věci, které nikdy nedělali, nebo které nedokáží, a vůbec jim nevadí, že vědomě lžou hned při vstupu do firmy, kde by chtěli pracovat. Je to zvláštní svět.

Nadnesl jsem mu své přesvědčení, které říkám už řadu let a pokaždé více  a více se o něm přesvědčuji. V tomto státě je velké množství lidí, kteří hledají zaměstnání, ale naprosté minimum lidí, kteří hledají práci.  Dokonce jsem zkoušel se lidí ptát, jestli vidí rozdíl mezi prací a zaměstnáním a bohužel se potvrzuje to, že velké množství lidí si myslí, že je to totéž. Respektive radostně zaměňují pojem „pracuji pro firmu“ za pojem „jsem zaměstnán ve firmě“, protože z jejich pohledu je to především o inkasovaném oběživu.

A tak si říkám, čím to vlastně je, že trh práce se změnil v trh se zaměstnaností, úřady práce se nesnaží najít člověku práci, ale snaží se především ho dostat pryč z evidence nezaměstnaných a stále někde čteme statistiky o tom, jak je nezaměstnanost vysoká. A přitom do kterékoliv firmy přijdu, tak jeden z bodů které slyším je, že mají problém sehnat schopné a pracovité lidi. Tito lidé totiž prostě  práci mají.

V řadě firem se stále setkáváme s tím, že ekonomický software (erp) není se e-shopem propojený a nikomu to nevadí a ani nechybí. Zvyk je zde základní brzdou rozvoje. Objednávky se prostě přepíší z administrace do erp, někde ani erp nepoužívají a objednávky vyřizují kompletně v administraci.

Investovat do propojení ano či ne?

Nežli mávnutím ruky usoudíme, že propojení má význam vždycky a rozhodně je třeba se touto cestou vydat, zkusme se zamyslet nad otázkou, jestli je to opravdu tak.

Pusťme na chvíli z hlavy e-shopy s milionovým obratem a stovkami až tisíci objednávek denně, kde to jinak ani nelze. Existuje velké množství e-shopů, které dělají jen jednotky objednávek za den, někdy i jednotky za týden. Dokonce jsem četl statistiku, která říkala, že 90% e-shopů dělá  1 a méně objednávek za den. Pro tyhle e-shopy opravdu propojení e-shopu s ERP nemusí mít žádný zásadní přínos už jen s ohledem na to, že pokud pracují s jednotkami objednávek za den či týden, nejspíše e-shop teprve začíná, nebo to majitel nemyslí příliš vážně. V takovém případě si tu jednu objednávku za týden může ručně klidně přepsat do svého nejspíš účetního programu a nemusí se zabývat možnostmi propojení.

Bude-li totiž chtít tímto směrem investovat, nejdříve by měl začít dělat něco s tím e-shopem a až pak řešit jak přenášet data.

Dále je zde velká skupina internetových obchodů, pracujících v objemech jednotek až desítek objednávek za den. Zde už se rozhodně vyplatí o propojení uvažovat či je to dokonce nutné. V následujících řádcích zkusím nastínit pár možný důvodů.

Co vydrží déle? Shop nebo ekonomický software?

Existuje například nezanedbatelná možnost, že v horizontu let budete chtít vyměnit e-shop za jiný, větší, modernější. Pokud jej budete mít napojený na informační systém, celý proces se tím zjednoduší. Stačí nový e-shop napojit na ten samý systém a máte tam data a můžete téměř bez přestávky pokračovat v práci.

Další typická situace je ve chvíli, kdy Vám e-shop vytvoří kamarád, známý nebo známý známého jen tak bokem a za rok Vám najednou oznámí, že ho to vlastně už nebaví udržovat a jde se věnovat záchraně mořských živočichu žijících v antarktických vodách. Pak se může stát, že neexistuje žádný způsob, jak data z předchozího e-shopu dostat a do nového e-shopu je pořizujete znovu.

Z pohledu rozvoje firmy nejlepší situace je, když se dostanete tak daleko, že jeden e-shop nestačí a začnete pořizovat další, nebo několik dalších. Najednou administrujete produkty ve více e-shopech a ztrácíte přehled, co jste kde aktualizovali, kde ještě ne. Kde jsou nové fotky, ceny, popisky a kde jsou stále ještě ty staré. Opět propojením s ERP softwarem toto kompletně odpadá.

Myslíte-li to tedy s provozováním internetového obchodu vážně, propojení na ekonomický software je věc, které se nevyhnete. V dalším článku si zkusíme říct něco o různých způsobech tohoto propojení, jaké jsou jejich výhody i nevýhody, kdy brát to „nejlepší“ na trhu a kdy se spokojit s jednodušší verzí.

Nezapomeneme také na to, která data budeme přenášet a jak často.

Někdo si pak řekne „proč mám zaplatit za to, že jsme se nakonec rozhodli nic nedělat„.

Rád na to říkávám dnes už klasický vtip s autoservisem.

Přijede chlapík do servisu, že mu auto divně škytá a vůbec nejede. Mechanik přijde, utáhne šroubovákem jeden šroubek a auto zase přede jako hodinky. Pán se ho ptá, co je dlužný a mechanik mu řekne 1000 korun.  Pán se zarazí a povídá.. 1000 korun za utažení šroubku? To myslíte vážně? Tak mi to tedy nějak rozepište na fakturu.

(tady se na chvilku zastavte a zamyslete se, jestli i Vám se to zdá hodně? také máte pocit, že 1000 za utažení šroubku je moc? platíte za to samotné utažení šroubku?)

Mechanik ani nemrkne, vezme fakturu a napíše na ní

A teď se nad tím zamyslete znovu a zkusme si tu situaci trochu víc rozebrat. Pokud by mechanik vzal auto do dílny na celý den, řekl, že musel vyměnit třeba nějaké čidlo, spínač, relé, nebo i celý alternátor a naúčtoval si 10 tisíc, pán by byl naštvaný na špatné auto a mechanikovi by poděkoval. To už jste zažili, že?

Mechanik místo toho vyřešil problém za 10% částky a zlomek času. Zákazníka získal úsporu 90% peněz a 90% času. Proč tedy není spokojený?

Je to tím, že lidé chtějí platit za „práci“ a ne za „znalosti“. V tu chvíli, kdy vidí jak bylo řešení jednoduché si neuvědomí, že nebýt znalostí toho, kdo to vyřešil, tak oni mohli trávit desítky hodin hledáním řešení, mohli různými pokusy způsobit mnohem větší škody a nebo ten někdo měl možnost je natáhnout a naúčtovat jim opravu desetinásobně drahou, protože oni netuší, v čem ten problém je.

Ještě pořád máte pocit, že měl ten zákazník pravdu a cena byla nepřiměřená?

V našem oboru je to podobné, zdaleka ne každý chápe, že pokud si objedná programovou úpravu, tak více než polovinu nákladů na tuto úpravu tvoří analýza, diskuse, příprava, návrh a následně testování, předání a zaškolení. Mnohem menší část tvoří to samotné programování.

Přesto mají lidé pocit, když je na faktuře napsáno 5 tisíc analýza, návrh konzultace a příprava, 4 tisíce programování, 2 tisíce testování a předání 1 tisíc zaškolení. Přijde jim to, že na programování jen za 4 tisíce to bylo nějak moc práce kolem, ne? Kdyby se nedělaly ty věci kolem a jen se to naprogramovalo, mohli ušetřit 8 tisíc.

Ale opravdu tomu tak je?

Pokud by nebyla analýza, programátor by to dělal 20 hodin, protože by to mnohokrát předělával.

Je velmi pravděpodobné, že by výsledné dílo vůbec nesplňovalo požadavky klienta.

Všechny odchylky od původní představy by zákazník znovu a znovu předával programátorovi a nechával ho dělat úpravy a změny. Kromě nákladu na ty změny je tu navíc náklad na vlastní čas toho zákazníka, který mnohdy převýší náklad na programování. A samozřejmě programátor by to bral jako změny, ale zákazník by tvrdil, že jsou to opravy, protože to pořád nesplňuje jeho představu, kterou má, ale kterou nedokázal programátorovi předat.

I tak někdy bohužel není jiné východisko než napsat kalkulaci ve stylu 2 hodiny analýza 10 hodin programování 1 hodina testování.

Výsledná částka je stejná, ale lidé tak nějak podvědomě mají pocit, že když pro ně někdo programoval 10 hodin, tak dostanou lepší řešení, než když programoval jen 4 hodiny. Asi jako kdyby to auto zavezl do garáže, tam utáhl šroubek a pak říkal, že na tom celý den pracoval.

Až se tedy příště dostanete do podobné situace, zkuste si na mne vzpomenout.

Někdy totiž nejlepší řešení je nic nepředělávat, protože všechny změny jsou k horšímu. Ale k i k tomuto poznání je třeba dojít.

Když někde řeknu, že jsem systémový analytik, lidé vědoucně pokývají hlavou. A uvnitř si říkají „cože to je?“.

Proč lidé odsouhlasí něco co nechápou a nezeptají se? Protože většina lidí není zvyklá se ptát. Nechtějí ukázat, že něco neznají, bojí se, že by to mohlo být nevhodné, nevědí jak se zeptat a vlastně ani nevědí, jestli to chtějí vědět. Ukázat neznalost je slabost, nebo snad není?

A to je právě moje práce. Ptát se, zjišťovat, ptát se, vědět, znát a zase se ptát. „Proč“ je moje nejoblíbenější slovo

Lidé si často myslí, že procesní a systémové analýzy jsou potřeba jen pro velké firmy, pro velké společnosti a tak oni se necítí. Kdepak, my jsme malá firma, my žádnou analýzu informačního systému nepotřebujeme.

Zajímavé. Jak složitý si myslíte, že je informační systém a jeho zavedení? Na jak dlouho to ovlivní chod Vaší firmy? Kupujete ERP systém na pár týdnů, nebo má pomáhat Vaší firmě řadu let?

Když se rozhodnete, že budete stavět dům, nakreslíte ho pastelkou na kus papíru a postavíte ho podle toho sami,  nebo požádáte projektanta či lépe architekta, aby Vám s tím poradil, provedl Vás tím procesem a díky tomu Vás ušetřil všech možných chyb, omylů a samozřejmě nákladů? Chyb a omylů, které udělalo tisíce lidí před Vámi, jen vy jste u toho nemohli být a netušíte to. On tam ale byl a nebo o tom alespoň slyšel.

A tohle jsme my pro informační systémy a procesy řízení společnosti.

Je jedno jak velký stavíte dům, jestli přístřešek na auto, nebo palác, vždycky je dobré si o tom promluvit s někým, kdo to už někdy dělal.

Někdy potřebujete jen zpětnou vazbu, nastavit zrcadlo, které Vám ukáže Vaše potřeby v jiném světle, ve světle zkušeností z desítek a stovek různých firem se stovkami procesů a různým vývojem.

Někdy budete raději chtít provést celým procesem implementace od začátku až po první měsíce ostrého provozu.

Někdy potřebujete slyšet, že Váš problém není v softwaru, ale v lidech či jejich řízení a ušetřit tím desítky či stovky tisíc vyhozených za nový systém.

Až budete příště stavět něco, co ovlivní chod Vaší firmy na deset let, zkuste zvážit, jestli přeci jen není rozumné se o tom pobavit s někým, kdo to už někdy dělal, než poslat seznam „požadavků“ ve stylu „musí to být v tom klaudu“.

Velmi často se tak setkáváme s tím, že za cloudové řešení je vydáváno například hostování systému u externího dodavatele.  či na jiném místě. Prostě kdykoli je software vyveden mimo firmu, už to někdo zkouší nazvat cloud.

Ve skutečnosti jde ale o dvě rozdílné služby, které jsou každá určena pro jiný typ zákazníků a jiný typ řešení.

Hostingové řešení znamená vzít svůj systém a přenést si je na server někoho jiného. Ať už je poskytovatelem hostingu dodavatel systému, nebo je jím nějaké hostingové centrum, stále ještě to neznamená Cloudové řešení. Je to krok tím směrem, ale teprve první.

Hosting Vám umožní zbavit se starosti o serverovou část firmy, případně celé IT oddělení, ale stále je to Váš server(přesněji server pro Vás), Vaše data, Vaše řešení a řešení jen pro Vás. Připojujete se k němu obvykle pomocí vzdálené plochy a pouštíte systém tak jako když by byl server u Vás ve sklepě, jen tentokrát jej pouštíte na vzdálené ploše.

Můžete k systému přistupovat i pomocí například internetového rozhraní, ale pořád pokud máte koupené licence programu pro 3 uživatele, tak se nejedná o Cloudové řešení.

Cloudové řešení je takové, kdy ani netušíte, kde je Váš server, jestli nějaký máte, jaký máte přidělený výkon, a už vůbec si neplatíte za tento server. Platíte pouze za službu využívání informačního systému.Používá se pro to zkratka SAAS (Software as a service) – Software jako služba.

Hlavní výhodou tohoto řešení je řekněme škálovatelnost výkonu. Pokud tedy nárazově potřebujete větší výkon, více uživatelů, více přístupů či cokoliv jiného, cloud by si s tím měl z principu poradit a v přímé reakci na Váš požadavek Vám tuto službu zajistit. Typickým představitelem cloudového řešení jsou Office 365. Běžný uživatel zde vůbec netuší, jestli má nějaký server, kde by ten server byl a co se na něm děje. Dokonce ani nemá nic na svém počítači jako aplikaci, ale vše probíhá v prohlížeči.

V cloudu tedy neplatíte za software, ale za právo jej využívat.

Výhodou cloudu je kromě škálovatelnosti výkonu i to, že systém je možný spouštět kdykoliv, odkudkoliv a velmi často také z jakékoliv platformy.

Je něco z toho pro Vás lepší či horší? Hodně záleží na výchozí situaci i na tom, co zrovna děláte. Opravdu cloudových řešení v segmentu ERP abyste pohledali, protože komplexnost informačního systému je přeci jen pro prostředí prohlížeče poněkud náročná. Přesto ale je to jasná cesta, kudy se v budoucnu budou systém ubírat, už jen proto, že kompletní péče o systém jako takový přechází na dodavatele a vy se můžete starat o svůj obchod a vlastní prosperitu.

Pokud ale stále máte server ve sklepě, nebo systém v hostingu, neznamená to, že byste měli honem rychle začít dělat změny, počkejte na chvíli, kdy z této změny získáte maximální profit, ale buďte na tu změnu připraveni.

Vezměme tedy deset opic a dejme je do kulaté místnosti. Doprostřed místnosti dejme žebřík a na vrcholek žebříku trs banánů. Co se bude dít dál?

Opice budou zkoumat svoje nové obydlí a po nějaké chvíli si všimnou i banánů a vrhnou se na žebřík. V tu chvíli je všechny spláchneme studenou vodou do kouta. Budou následovat pravděpodobně 3-4 pokusy o to samé a my zareagujeme stejně, studenou sprchou. Po chvíli opice pochopí, že když se vrhnou na žebřík, tak dostanou všechny studenou sprchu a uznají, že banány jsou nedosažitelné. Klidně dál budou žít dlouhé roky v té místnosti s banány, bez toho aby se je pokusily získat.

To ovšem není náš plán

Vyndáme jednu z opic ven a dáme tam jinou. Co myslíte, že bude následovat? Ano, je to celkem jasné, to co na začátku, opice se po nějakém čase vrhne k žebříku a pokusí se dostat k banánům. S jedním velkým rozdílem. Vy už ji nebudete muset spláchnout studenou vodou. A víte proč? Jakmile se totiž přiblíží k žebříku, ostatní opice se vrhnou na ní a rozbijí jí hubu.

Ona to zkusí ještě 2-3x a pak zjistí, že sahat na žebřík je hloupý nápad a přestane to zkoušet. To samo o sobě už něco naznačuje, ale pokračujeme dále.

Vyndáme druhou opici a situace se bude opakovat, jako v předchozí situaci. s jedním drobným rozdílem. Tuto druhou opici mlátí i ta první opice, která vůbec netuší proč.

Teď už jistě chápete, kam tím mířím. Pokud postupně vyndáte všechny původní opice a vyměníte je za nové, dostanete

10 opic v kulaté místnosti s trsem banánů, které dobře vědí, že se na ně nesahá, ale žádná neví proč. Přesto to akceptují jako fakt, který budou do krve bránit a je součástí jejich života, nebo také firemních procesů.

Toto přátelé, je způsob jak vzniká firemní kultura.

Každá firma má desítky až stovky kulatých místností, kde lidí dělají nějakou činnost prostě proto, že jim to řekl ten před nimi a jemu ten před nimi. Někdy ty zvyky nemusí být špatné, ale je dobré vědět PROČ jsou dodržovány.

Opicím v tomto příběhu nikdo neřekl, že se k banánům nesmí dostat jinou cestou či vyřešit to jinak. Jen ta jedna cesta byla velmi nepříjemná. Ony si přesto tu překážku spojí s cílem a příštím generacím už říkají, že CÍLE nesmí být dosaženo, nikoliv to, že první překážka je nepříjemná.

Když už víte, proč ten systém měníte, tak si zkuste ujasnit, jaká máte očekávání.

Nečetli jste předchozí článek? Tak začněte nejdříve zde: PROČ?

První je samozřejmě vyřešit to PROČ, ale počítejme s tím, že to vyřeší většina systémů. Ale co dál?

Jakmile si uvědomíte, že nová změna systému neznamená jen vyřešení důvodu proč systém měníte, je třeba se začít soustředit na otázku, co od informačního systému očekáváte.

Jste přesvědčeni, že to máte ujasněné a víte to?  V tom případě si to zkuste sepat.

Pořádně a pečlivě sepište všechno, co od systému chcete. To neznamená jen co se má zlepšit, ale také co má zůstat. Co děláte, jak to děláte, proč to děláte. Popište si pracovní postupy, popište si důvody, proč jsou postupy jaké jsou. Popište si, co se změnit může a co se změnit nesmí

Zkoušejte se na firmu dívat „zvenku“, nezaujatým pohledem a hodnoťte. Tohle zní jednoduše, ale ve skutečnosti je to nejtěžší a obvykle je na to opravdu potřeba osoba zvenku.

Z toho následně vyplyne další otázka a to:

KAM Vás má nový Informační systém (ERP) posunout

Nový systém by Vás měl posunout dále, dát Vám nové možnosti, umožnit nový rozvoj, podnítit nové obchody či zlepšit poskytované služby. Kam chcete, aby vás tato změna posunula?

I tohle si zkuste sepsat.

Sepsání všech svých představ a požadavků vám pomůže si v prvé řadě utřídit vlastní myšlenky a také Vás donutí je přesněji specifikovat. Je samozřejmě dobré, pokud „víte co chcete“, když to ale máte přesně popsat, je to něco úplně jiného.

Budete-li mít sepsány své požadavky na systém,  zjednoduší a zrychlí se tím analytická část procesu implementace  pravděpodobně o více než polovinu.

90% firem je přesvědčeno, že mění systém kvůli nespokojenosti s tím stávajícím, ale je to opravdu tak? Je to problém v systému, nebo je ten problém někde jinde?

Uvědomte si, že výměna informačního systému je obrovská investice a to jak z pohledu samotného nákupu, zavedení i následného provozu, tak také z pohledu investovaného času Vašeho a Vašich lidí.

Nečetli jste předchozí článek? Tak začněte nejdříve zde: Potřebujeme nový informační systém – co máme dělat?

Neexistuje náhodou levnější cesta, jak problém vyřešit?

Nejčastější důvod pro výměnu informačního systému je lidský faktor. Někdy je to neschopnost dodavatele systému, někdy neschopnost Vašich lidí, kteří s dodavatelem komunikují, někdy prostě jen neochota lidí přiznat pravdu.

Každopádně v tomto případě je vždy levnější a účelnější měnit lidi, než měnit systém.

Nejste spokojeni s dodavatelem? OK, vyměňte ho. Najděte jinou firmu, dělající stejný software, sejděte se s nimi, zkuste to. Vyjde Vás to mnohem levněji. Pokud budete mít pocit, že to nepomáhá, hledejte dál.

Nejsou Vaši lidé schopni se s dodavatelem domluvit? OK, vyměňte lidi nebo dodavatele, záleží na prioritách o koho právě jde. Často jsem slýchal věty typu „tohle skladník nebude dělat, tohle on nezvládne, jak mu tohle řekneme, že bychom to po něm chtěli“.  Ujistěte se, že tento přístup nebrzdí Vaši firmu v rozvoji. Pokud ano, okamžitě to vyřešte, než tím ten dotyčný zvládne nakazit další lidi.

Neochota přiznat pravdu – základní pravidlo je „všichni lžou“. Jak často slyšíte od člověka „pokazil jsem to, nedodržel jsem postup, dělal jsem co nemám, udělal jsem chybu, zapomněl jsem to udělat“ a teď to porovnejte s „v tom programu to nejde, ono se mi to zaseklo, já jsem to uložil, ale smazalo se to, ten program je rozbitý/neumí to/nefunguje“. Je to  8:2 ve prospěch výmluv? Tak jste na tom pořád ještě dobře. To znamená, že se Vaši lidé nebojí se občas přiznat. Běžný poměr je 10:0

Ne nadarmo se říká, že pánové Samo a Seto(čti Onoseto) jsou strůjci největších ekonomických škod na celé zemi.

A pak je zde samozřejmě nezanedbatelné procento firem, které mění systém prostě proto, že to je správné rozhodnutí. Starý systém opravdu nestíhá, nepostačuje rozvoji firmy, nenabízí nové možnosti a firmu nikam neposouvá. Spadáte-li do této katagorie, je dobré, že jste si to ujasnili.

Nejdříve začnete tím, že se zamyslíte proč to děláte a stanovíte si priority. Většinou výběr informačního systému vychází z náhlého popudu, náhlého spouštěče. Zjistíte, že Vám nesedí sklad, stávající systém se zasekne v nevhodnou chvíli, někdo Vám řekne, že máte zastaralé řešení, a řada dalších důvodů. Toto spustí řadu událostí, která pro Vaši společnost obvykle znamená  řadu měsíců práce podle Vaší velikosti a typu systému a je to rozhodnutí na roky dopředu.

V tuto chvíli ve firmách následuje obvykle některý z následujících postupů, opět záleží na velikosti firmy a především na řekněme „přátelství s počítači“ u klíčových osob

1. Pověříte někoho, kdo má na starosti IT, aby našel nejlepší program.
2. Pověříte účetní, ať najde nový program(přeci jen je to program pro účetnictví)
3. Poptáte se známých, co používají oni
4. Začnete pátrat po internetu
5. Podíváte se, co používá Vaše konkurence

Ještě než Vám řeknu, že je to všechno špatně a co byste opravdu měli udělat, tak Vám zkusím říct proč je to špatně.

Pověříte IT, aby našel nejlepší program – Tohle je nejčastější omyl. Člověk z IT nebude hledat nejlepší program pro firmu, ale bude hledat takový, který mu buď bude blízký technicky, nebo se mu bude zdát, že je nejmodernější.  To vy ale nepotřebujete, vy potřebujete program, který nejlépe bude odpovídat Vašemu pojetí obchodu, který Vás postrčí vpřed, bude Vás táhnout i tlačit, ale přitom se Vám nebude motat pod nohy.

Pověříte účetní – tohle je další velmi častý omyl i když je na ústupu. Tohle dělejte, pokud jste účetní firma. Pak je to logické, protože pohodlné účetnictví je Váš byznys. Ale pokud nejste, tak upřímně jestli budete volit mezi „účetní je šťastná a účtuje se jí snadněji“ a „obchodníci či logistici jsou šťastní a dělají více obchodů“, co si asi tak zvolíte? Ano, není to dost citlivé k účetním, ale ve skutečnosti účetní není ten, kdo firmu živí. A vy musíte jako první podporovat ty, kteří vydělávají na ostatní, včetně účetní.

Poptáte se známých – s tímhle se částo setkáváme ve smyslu „no děláme přece totéž co všechny ostatní firmy“, takže můžeme mít stejný program. Nesmysl. Pokud by všichni dělali to stejné, existoval by program jen jeden. Kdyby to někdo řekl o Vašem oboru „všechny dlaždičky, počítače, telefony, výrobní stroje či cokoliv jsou přeci stejné“, tak se mu budete smát, pokud ho nepoženete koštětem. Proč si tedy myslíte, že u Informačních systémů je to jiné?

Začnete pátrat – tohle je už o něco lepší cesta, má ale jedno velké ale. Jak víte, co hledáte?

Podíváte se, co používá konkurence – toto bývá nejlepší varianta i když má spoustu úskalí. Poukáži na některé z nich.

Pokud budeme předpokládat, že máte s konkurencí tak dobré vztahy, aby Vám řekli své zkušenosti se systémem, tak to nejspíš není tak významná konkurence. V tom případě opravdu se chcete od nich učit? Snažíte se být stejní jako oni, nebo chcete být před nimi? Když se běží závod, myslíte, že si ten druhý říká „chtěl bych toho prvního dohnat a být s ním na stejné úrovni“, nebo si říká „musím ho předhonit“.

Pokud je to vážná konkurence, opravdu Vám budou dobře radit a řeknou vše na rovinu, aby Vám pomohli neudělat stejné chyby, které stály je hodně úsilí a peněz?

A teď ta zásadní část, čím jste měli začít. Všichni jste to slyšeli tisíckrát, na každém školení měkkých dovedností Vás  to učí, ale platí to i o výběru systému? Ale ano, platí.

Takže, zastavte se, pořádně se vydýchejte a pak si zkuste sepsat odpovědi na následující otázky

PROČ měníte software

CO od toho čekáte a KAM Vás to má posunout.

Věřte mi, že toto je 50% úspěchu. Věnujte tomu čas, proberte to s lidmi, kteří chtějí firmu posouvat (to jsou ti, kteří Vám nerozmlouvají každou změnu, ale kteří v každé změně hledají příležitost).

Zkusme se tedy posunout k PROČ, CO a KAM